Qu'est-ce qu'un écran de salle de réunion ? Afficher les réunions Exchange et Office 365

Un écran de salle de réunion est un écran numérique placé à la porte ou à l'entrée d'une salle, qui affiche l'intitulé, l'horaire, l'organisateur et les participants de la réunion qui s'y tient. Les informations peuvent être saisies manuellement ou récupérées automatiquement depuis Microsoft Exchange ou Office 365 ; le planning affiché reste ainsi conforme aux réservations faites par les collaborateurs dans leur agenda. Lorsqu'aucune réunion n'a lieu, l'écran ne reste pas vide : il diffuse un flux de contenus défini à l'avance.

Quel problème résout-il ?

Dans les bureaux, les hôtels et les lieux d'événements, l'une des questions les plus fréquentes des participants est de savoir dans quelle salle se tient une réunion. Les listes imprimées sur les portes ne suivent pas les changements de dernière minute, et les plannings tenus à l'accueil, mis à jour séparément de l'agenda, sont vite dépassés. Lorsque l'écran puise ses informations dans l'agenda lui-même, un changement de salle ou une nouvelle réservation apparaît à l'écran sans action supplémentaire.

Quelles informations s'affichent ?

Dans le module Écran d'information des réunions d'AerOS Digital Signage, l'écran peut afficher la salle, l'organisateur, les participants et les informations de la réunion. Le même module peut aussi servir d'écran d'orientation, par exemple dans un hall ou à l'entrée d'un étage pour diriger les participants vers la bonne salle. La mise en page est créée dans l'éditeur de scènes par glisser-déposer d'AerOS Digital Signage ; comme la couleur et l'image de fond, la bordure ou l'ombre se règlent sans connaître le CSS, l'écran peut être conçu selon l'identité visuelle de l'organisation.

Comment fonctionne l'intégration à l'agenda ?

Les informations de réunion proviennent de deux sources. La première est l'écran de gestion des réunions du panneau d'administration, où les salles sont définies et les réunions saisies manuellement. La seconde est l'intégration à l'agenda : le système peut être intégré à Microsoft Exchange, à Office 365 et aux logiciels serveur Exchange permettant le partage de données. Une fois l'intégration en place, les informations de réunion s'affichent automatiquement à l'écran, et les collaborateurs continuent de réserver les salles dans l'agenda qu'ils utilisent déjà.

Que montre l'écran entre deux réunions ?

Plutôt que de laisser l'écran vide en l'absence de réunion, on peut diffuser un flux défini. Ce flux est construit avec les autres modules d'AerOS Digital Signage : texte enrichi pour les annonces internes, images et vidéos pour la promotion, actualités, taux de change et météo pour l'information du moment. Comme des restrictions de date, de jour et d'heure peuvent être fixées pour chaque contenu, une annonce peut être programmée pour n'apparaître que certains jours et à certaines heures.

Usage dans les hôtels et lieux d'événements

Les hôtels qui proposent des services de réunion ou d'événementiel utilisent la même fonction dans leurs salles de réunion et d'événements. Les informations sur l'organisateur et les participants s'affichent automatiquement, et les contenus propres à l'hôtel sont diffusés pendant les créneaux libres. Planifié avec les écrans du hall et des couloirs, le dispositif oriente les clients vers la bonne salle tout en les informant des services et événements de l'hôtel.

Gestion des écrans

Les écrans de salle de réunion sont généralement installés près des portes, dans des lieux accessibles à tous ; la gestion à distance est donc importante. Dans AerOS Digital Signage, l'attribution d'une règle de fonctionnement permet d'éteindre les appareils en dehors des heures de travail et d'économiser de l'énergie. La télécommande et les ports USB peuvent être désactivés ; l'orientation de l'écran, la source, le volume et le mode d'image se règlent à distance. Les utilisateurs du panneau d'administration reçoivent séparément les droits d'accès aux pages, d'ajout, de suppression et de mise à jour, et l'on peut voir quel utilisateur a effectué quelle action sur chaque enregistrement. L'écran de rapports indique aussi, par jour, semaine et mois, quels contenus chaque appareil a diffusés, à quel moment et combien de fois.

En résumé

Un écran de salle de réunion affiche le planning d'une salle à sa porte ou dans le hall, à partir de l'agenda Exchange ou Office 365 ou de saisies manuelles. Bien configuré, il reste aligné sur l'agenda, diffuse des contenus d'entreprise entre les réunions et se gère à distance. AerOS Digital Signage permet de gérer l'écran d'information des réunions depuis le même panneau d'administration que ses modules d'actualités, de médias et d'annonces.