Comment préparer un devis de transit : postes de revenu et de coût, devises et parcours du devis à la facture

Un devis de transit se compose du client et du mode de transport, de l'itinéraire, du fret et des frais annexes, ainsi que de la devise de chaque poste. Un devis solide sépare les postes de revenu refacturés au client des postes de coût dus au transporteur, au port ou au commissionnaire en douane ; la marge est ainsi visible avant l'envoi, et le devis accepté passe avec les mêmes données dans le dossier d'opération puis dans la facture. L'assistant de devis d'ECELA, la plateforme que Boran Software propose aux transitaires, repose sur cette structure.

Les éléments d'un devis

La première information d'un devis est qui expédie et par quel mode : le client, et le choix entre aérien, maritime, routier ou ferroviaire. Vient ensuite l'itinéraire : origine et destination, type et nombre de conteneurs pour le maritime, poids et date de départ estimée (ETD). Enfin, on saisit les postes qui composent le prix.

Dans ECELA, le devis se prépare avec un assistant en cinq étapes ; client et mode, itinéraire, frais et récapitulatif en font partie. L'aperçu en direct, à droite de l'assistant, résume instantanément tout ce qui est saisi, avec le numéro de devis, l'itinéraire, l'ETD, les conteneurs et le poids total.

Séparer revenus et coûts

L'erreur la plus fréquente dans la tarification de transit consiste à mélanger dans une même liste le prix donné au client et le prix payé au transporteur. Dans l'assistant d'ECELA, les postes se saisissent en deux groupes : les revenus (REVENUE) refacturés au client et les coûts (COST). Chaque poste est choisi par un code de frais, et la quantité, l'unité, le prix unitaire et la devise sont indiqués séparément.

Sur l'écran d'exemple, le côté revenu d'un devis maritime comprend des postes comme le fret maritime, la manutention terminal (THC), les frais de documentation et l'ajustement soute (BAF) ; le côté coût comprend le fret transporteur, la manutention au terminal portuaire, la prestation de commissionnaire en douane et le risque de surestaries. L'unité peut être le conteneur, le connaissement (B/L), le dossier ou le jour.

L'aperçu en direct affiche ensemble le revenu total, le coût total et la marge qui en résulte. L'équipe commerciale voit donc si la marge est acceptable avant d'envoyer le devis au client.

Plusieurs devises, TVA et retenue à la source

Dans le transport international, revenus et coûts ne sont pas toujours dans la même devise. Le fret peut par exemple être en dollars et la prestation de douane en livres turques. ECELA fonctionne en USD, EUR et TRY, et sur l'écran d'exemple le total des coûts apparaît séparément en dollars et en livres. Les cours de change et les codes de frais se gèrent depuis le menu finance, et les factures sont elles aussi établies en plusieurs devises avec calcul de la TVA et de la retenue à la source.

Un flux de devis par statut

Un devis n'est pas un document ponctuel mais un processus : il est rédigé, envoyé, discuté avec le client, puis accepté ou refusé. Dans ECELA, les devis passent du brouillon à l'acceptation selon un flux par statut, et la liste indique l'étape de chacun. Pour les actions critiques, des étapes d'approbation obligatoires ou facultatives définies par la direction s'appliquent, et l'on garde la trace de qui a approuvé quoi et quand.

Du devis au dossier, du dossier à la facture

Un devis révèle sa vraie valeur au moment où il est accepté. Dans ECELA, un devis accepté devient un dossier d'opération en un clic, sans ressaisie du client, de l'itinéraire ni des postes. Pendant l'opération, le connaissement, la douane, les surestaries et les jalons se suivent sur la chronologie du dossier. À la clôture, les frais rattachés au dossier passent automatiquement dans un brouillon de facture, et les soldes clients et échéances sont mis à jour en temps réel. Ce flux évite qu'un frais apparu pendant l'opération ne soit jamais facturé.

Le rôle de l'IA

L'assistant d'ECELA propose un bouton « Suggérer avec l'IA » pour les postes de frais. Sur l'écran d'exemple, l'IA signale un risque élevé de surestaries sur l'itinéraire choisi et suggère d'augmenter le nombre de jours du poste correspondant. La couche d'IA de la plateforme extrait aussi des e-mails entrants le cut-off, l'ETA et les informations conteneur, et propose l'étape suivante, par exemple « Créer un devis », applicable en un clic. Appliquer ou non une suggestion reste le choix de l'utilisateur.

Pour les entreprises qui utilisent BoranWise

Pour les entreprises qui exploitent un logiciel logistique modulaire sur leurs propres serveurs, BoranWise de Boran Software offre une logique financière comparable : les factures peuvent être émises dans toutes les devises, restituées après conversion en quatre devises et transférées en comptabilité. ECELA est, lui, une plateforme utilisée dans le navigateur, sans installation, avec cet assistant centré sur l'étape du devis.

En résumé

Un bon devis de transit réunit client et mode, itinéraire et postes, en séparant revenus et coûts. L'assistant de devis d'ECELA regroupe séparément les postes de revenu et de coût par code de frais, affiche la marge dans un aperçu en direct, fonctionne en USD, EUR et TRY, transforme un devis accepté en dossier d'opération en un clic et fait passer les frais du dossier dans un brouillon de facture à la clôture. Plus d'informations : https://ecela.net