Suivi des stocks en entrepôt sous douane et en entrepôt de stockage : les différences

La différence essentielle entre un entrepôt sous douane et un entrepôt de stockage tient au statut douanier des marchandises en stock. Un entrepôt sous douane peut accueillir des marchandises dont les formalités douanières ne sont pas terminées ; le stock est donc tenu avec les déclarations, le magasinage et le suivi des délais de liquidation, de manière à pouvoir en rendre compte à l'administration des douanes. Dans un entrepôt de stockage (hors douane), la marchandise est conservée comme stock du client et le suivi repose sur les codes articles, les emplacements et les réservations de commande. Le logiciel logistique BoranWise de Boran Software propose deux modules distincts : la gestion de l'entrepôt sous douane et la gestion de l'entrepôt de stockage.

Que couvre le stock en entrepôt sous douane ?

Le module d'entrepôt sous douane de BoranWise suit l'entrée, l'emplacement et la sortie des marchandises arrivant à l'entrepôt, qu'elles soient encore sous douane ou déjà dédouanées. À la réception, un e-mail automatique part vers l'entreprise concernée, et les documents tels que la liste d'entrée en entrepôt, les étiquettes, la CMR, la déclaration sommaire et le bon de sortie d'entrepôt s'impriment immédiatement.

Les sorties d'un entrepôt sous douane sont souvent partielles. Une marchandise peut sortir en totalité en une fois ou en partie, par imputation ; une imputation erronée peut être annulée et la marchandise réintégrée au stock. Les déclarations transférées sont aussi suivies : lorsqu'une même déclaration comporte plusieurs transferts, tous apparaissent sur un seul écran.

Le stock sous douane a également un volet réglementaire. Selon une annonce relayée par Boran Software en 2018, la modification du Règlement douanier turc publiée au Journal officiel n° 30141 du 1er août 2017 a redéfini à l'annexe 80 les conditions d'ouverture et d'exploitation des entrepôts sous douane et prévu qu'à partir du 1er janvier 2018 les registres de stock comportent les informations du « Tableau du registre de stock de l'annexe 83, tenu par les exploitants d'entrepôt ». Dans BoranWise, les fichiers Excel issus du programme YGMS sont importés à l'entrée et à la sortie, et les rapports EK-83 sont produits automatiquement.

Magasinage, manutention et liquidation

Le deuxième point qui distingue le suivi en entrepôt sous douane est la facturation. Dans BoranWise, les frais de magasinage (ardiye) se calculent automatiquement à partir d'un nombre illimité de tarifs spécifiques par société et par entrepôt, ou d'une grille selon le tonnage sorti, et la facture est générée automatiquement. Les composantes de facture comme le magasinage et la manutention sont paramétrées. On peut ainsi annoncer immédiatement le magasinage à un client qui appelle, et voir à tout moment, pour le budget, le magasinage total des marchandises encore en entrepôt.

Le risque de liquidation est propre à l'entrepôt sous douane. Le logiciel alerte l'utilisateur pour les marchandises proches de la liquidation et peut envoyer au client un e-mail automatique un délai défini avant la date de liquidation. Les éléments non facturés, les garanties d'entrepôt et un rapport de valeur des marchandises pour l'assurance incendie se suivent dans le même module.

Que couvre le stock en entrepôt de stockage ?

Dans le module d'entrepôt de stockage, l'attention porte sur l'article plutôt que sur le statut douanier. On peut définir autant d'entrepôts que nécessaire afin de suivre séparément le stock de sections indépendantes. Les articles et codes de stock des clients s'importent en masse depuis Excel, client par client, et l'on définit des groupes d'articles, une unité de base et des unités de conversion.

Les marchandises saisies sur l'écran d'entrée sont réceptionnées au terminal portable puis rangées à un emplacement. Les articles reçus en quantité insuffisante apparaissent en rouge sur l'écran principal, et le relevé d'un article, ouvert d'un clic droit, liste tous ses mouvements.

En sortie, tout part des commandes. L'ordre d'expédition du client est créé comme commande, manuellement ou à partir d'un fichier Excel. À la validation, les articles à expédier sont réservés pour leur quantité et ne peuvent être ni réservés à nouveau ni sortis par une autre commande. La préparation se fait au terminal portable et le bon de livraison s'imprime à la clôture de la commande. Les rapports présentent le stock par article et par rayonnage.

Les différences en un coup d'œil

• Ce qui définit le stock : en entrepôt sous douane, la déclaration et le statut douanier ; en entrepôt de stockage, le code article et l'unité.
• La sortie : en entrepôt sous douane, totale ou partielle par imputation ; en entrepôt de stockage, commande validée, réservation et bon de livraison.
• La facturation : en entrepôt sous douane, facture automatique avec magasinage et manutention.
• Le risque lié au temps : en entrepôt sous douane, alertes de liquidation et e-mail automatique au client.
• Le reporting réglementaire : en entrepôt sous douane, rapport EK-83 à partir des données YGMS et intégration douanière.

Points communs : le site et l'accès client

Dans les deux cas, les mouvements sur le site sont enregistrés au moment où ils ont lieu. En entrepôt sous douane, les heures de mise en file des camions, d'entrée et de sortie du pont-bascule, de mise à quai et de sortie du site sont restituées sous forme de KPI, et l'intégration du pont-bascule relève le poids automatiquement. Les écrans mobiles donnent accès à la recherche d'emplacement, aux pesées et aux rapports de stock.

Côté client, les deux répondent au même besoin : voir son stock sans téléphoner. Avec le service BoranWise de suivi des stocks en ligne, lancé en 2025, les clients suivent leur stock en entrepôt 24 h/24 et 7 j/7, et l'interface web de l'entrepôt offre trois niveaux d'accès : administrateur, commercial et client.

En résumé

Le suivi des stocks en entrepôt sous douane et en entrepôt de stockage partage la même logique entrée-emplacement-sortie, mais l'entrepôt sous douane met en avant la déclaration, le magasinage, la liquidation et le rapport EK-83, tandis que l'entrepôt de stockage privilégie le code article, l'emplacement, la réservation de commande et le bon de livraison. BoranWise répond à ces deux besoins par des modules distincts, relie le site au système par terminaux portables et pont-bascule, et offre aux clients un suivi des stocks en ligne.