Что такое экран переговорной? Вывод встреч из Exchange и Office 365 на экран

Экран переговорной комнаты — это цифровой экран у двери или входа в помещение, который показывает название, время, организатора и участников проходящей там встречи. Информацию можно вводить вручную или получать автоматически из Microsoft Exchange или Office 365, поэтому расписание на экране совпадает с бронированиями, которые сотрудники делают в своих календарях. Когда встречи нет, экран не остаётся пустым, а показывает заранее заданный поток контента.

Какую задачу он решает?

В офисах, отелях и на площадках мероприятий участники часто спрашивают, в каком зале проходит встреча. Распечатанные списки на двери не успевают за изменениями в последний момент, а расписания на ресепшене обновляются отдельно от календаря и быстро устаревают. Когда экран переговорной получает данные непосредственно из календаря, смена зала или новое бронирование отображаются на экране без дополнительных действий.

Что показывает экран?

В модуле «Экран информации о встречах» AerOS Digital Signage на экран можно вывести название переговорной, организатора, участников и сведения о встрече. Этот же модуль можно использовать как экран навигации по встречам — например, в лобби или у входа на этаж, чтобы направлять участников в нужный зал. Макет экрана создаётся в редакторе сцен AerOS Digital Signage методом перетаскивания; цвет и изображение фона, рамку и тень можно настроить без знания CSS, поэтому экран переговорной легко оформить в фирменном стиле организации.

Как работает интеграция с календарём?

Информация о встречах поступает из двух источников. Первый — экран управления встречами в панели администрирования: здесь задаются переговорные и вручную вводятся данные о встречах. Второй — интеграция с календарём: систему можно интегрировать с Microsoft Exchange, Office 365 и серверным ПО Exchange, поддерживающим обмен данными. После настройки интеграции информация о встречах автоматически выводится на экраны, а сотрудники продолжают бронировать залы в привычном календаре.

Что показывает экран между встречами?

Вместо пустого экрана в отсутствие встреч можно показывать заданный поток. Он собирается из других модулей AerOS Digital Signage: форматированный текст для корпоративных объявлений, изображения и видео для презентаций, новости, курсы валют и погода для актуальной информации. Для каждого элемента можно задать ограничения по дате, дню и времени показа, поэтому объявление можно запланировать только на определённые дни и часы.

Применение в отелях и на площадках мероприятий

Отели, предлагающие услуги для встреч и мероприятий, используют эту же функцию в конференц-залах и залах мероприятий. Данные организатора и участников автоматически выводятся на экран, а в свободное время показывается собственный контент отеля. При совместном планировании с экранами в лобби и коридорах гости и направляются в нужный зал, и узнают об услугах и мероприятиях отеля.

Управление экранами

Экраны переговорных обычно висят у дверей, в общедоступных местах, поэтому удалённое управление особенно важно. В AerOS Digital Signage экранам можно назначить правило работы, чтобы устройства выключались в нерабочее время и экономили электроэнергию. Пульт и USB-порты можно отключить, а ориентацию экрана, источник сигнала, громкость и режим изображения — настраивать удалённо. Пользователям панели управления отдельно назначаются права доступа к страницам, добавления, удаления и изменения, а по каждой записи видно, какой пользователь что сделал. На экране отчётов также можно отслеживать по дням, неделям и месяцам, какой контент, когда и сколько раз показывало каждое устройство.

Итог

Экран переговорной — это цифровой экран, который показывает расписание зала у двери или в лобби, получая его из календаря Exchange или Office 365 либо из записей, введённых вручную. При правильной настройке информация совпадает с календарём, между встречами экран показывает корпоративный контент, а устройства управляются удалённо. AerOS Digital Signage позволяет управлять экраном информации о встречах из той же панели, что и модулями новостей, медиа и объявлений.