Как подготовить предложение экспедитора: доходы и затраты, валюты и путь от предложения до счёта

Предложение экспедитора состоит из клиента и вида транспорта, маршрута, фрахта и дополнительных расходов, а также валюты каждой позиции. В грамотном предложении позиции дохода, выставляемые клиенту, отделены от позиций затрат, которые оплачиваются перевозчику, порту или таможенному брокеру; так маржа видна до отправки предложения, а принятое предложение с теми же данными переходит в файл операции и в счёт. На этой структуре построен мастер предложений ECELA — платформы, которую Boran Software предлагает экспедиторским компаниям.

Из чего состоит предложение

Первое, что нужно для предложения, — кто отправляет груз и каким видом транспорта: клиент и выбор между авиа-, морской, автомобильной или железнодорожной перевозкой. Затем идёт маршрут: пункты отправления и назначения, тип и количество контейнеров для морской перевозки, вес и ожидаемая дата отправления (ETD). В конце вводятся позиции, из которых складывается цена.

В ECELA предложение готовится в пятишаговом мастере; среди шагов — клиент и вид транспорта, маршрут, расходы и сводка. Предварительный просмотр в правой части мастера сразу обобщает все введённые данные вместе с номером предложения, маршрутом, ETD, контейнерами и общим весом.

Доходы и затраты — отдельно

Самая частая ошибка в экспедиторском ценообразовании — смешивать в одном списке цену для клиента и цену перевозчика. В мастере ECELA позиции вводятся двумя группами: доходные (REVENUE), выставляемые клиенту, и затратные (COST). Каждая позиция выбирается по коду расхода, а количество, единица, цена за единицу и валюта указываются отдельно.

На демонстрационном экране доходная часть морского предложения включает такие позиции, как морской фрахт, терминальная обработка (THC), плата за оформление документов и бункерная надбавка (BAF), а затратная — фрахт перевозчика, портовую терминальную обработку, услуги таможенного брокера и риск демерреджа. В качестве единицы можно выбрать контейнер, коносамент (B/L), файл или день.

В предварительном просмотре одновременно видны общий доход, общие затраты и прибыль между ними. Поэтому отдел продаж ещё до отправки предложения клиенту видит, приемлема ли маржа.

Несколько валют, НДС и удержание

В международных перевозках доходы и затраты не всегда в одной валюте. Например, фрахт может быть в долларах, а услуги таможенного брокера — в турецких лирах. ECELA работает с USD, EUR и TRY, и на демонстрационном экране итог затрат показан отдельно в долларах и в лирах. Курсы валют и коды расходов настраиваются в финансовом меню, а счета готовятся в нескольких валютах с расчётом НДС и удержания (tevkifat).

Статусный путь предложения

Предложение — не разовый документ, а процесс: его готовят, отправляют, обсуждают с клиентом, принимают или отклоняют. В ECELA предложения проходят статусный путь от черновика до принятия, и в списке видно, на каком этапе находится каждое. Для критичных действий применяются заданные руководством обязательные или необязательные шаги согласования, а сведения о том, кто, что и когда утвердил, сохраняются.

От предложения к файлу, от файла к счёту

Настоящая ценность предложения проявляется в момент принятия. В ECELA принятое предложение одним щелчком превращается в файл операции, и клиент, маршрут и позиции повторно не вводятся. В ходе операции коносамент, таможня, демерредж и ключевые этапы отслеживаются на временной шкале файла. При закрытии файла привязанные к нему расходы автоматически переносятся в черновик счёта, а остатки по контрагентам и сроки оплаты обновляются в реальном времени. Так расход, возникший в ходе операции, не остаётся невыставленным.

Роль искусственного интеллекта

В мастере ECELA для позиций расходов есть кнопка «Предложить с ИИ». На демонстрационном экране ИИ отмечает высокий риск демерреджа на выбранном маршруте и предлагает увеличить число дней в позиции демерреджа. Кроме того, слой искусственного интеллекта извлекает из входящих писем cut-off, ETA и данные контейнера и предлагает следующий шаг, например «Создать предложение», который выполняется одним щелчком. Применять ли подсказку, решает пользователь.

Для компаний, работающих с BoranWise

Компаниям, которые используют модульное логистическое ПО на собственных серверах, продукт BoranWise от Boran Software предлагает похожую финансовую логику: счета можно выставлять в любой валюте, формировать отчёты с пересчётом в четыре валюты и передавать в бухгалтерию. ECELA же — браузерная платформа без установки с мастером, сфокусированным на этапе предложения.

Итог

Хорошее предложение экспедитора объединяет клиента и вид транспорта, маршрут и позиции, держа доходы и затраты раздельно. Мастер предложений ECELA группирует доходные и затратные позиции по кодам расходов, показывает маржу в предварительном просмотре, работает с USD, EUR и TRY, одним щелчком превращает принятое предложение в файл операции, а при закрытии файла переносит его расходы в черновик счёта. Подробнее: https://ecela.net