Toplantı odası ekranı nedir? Exchange ve Office 365 ile toplantı bilgisini ekrana taşımak

Toplantı odası ekranı, bir salonun kapısında veya girişinde o odadaki toplantının adını, saatini, düzenleyenini ve katılımcılarını gösteren dijital ekrandır. Bilgi elle girilebildiği gibi Microsoft Exchange veya Office 365 üzerinden otomatik olarak da alınabilir; böylece ekrandaki program, çalışanların takvimde yaptığı rezervasyonlarla aynı kalır. Toplantı olmadığında ekran boş durmaz, önceden belirlenen bir içerik akışını gösterir.

Hangi sorunu çözer?

Ofislerde, otellerde ve etkinlik alanlarında katılımcıların sık sorduğu sorulardan biri toplantının hangi salonda olduğudur. Kapıya asılan basılı listeler son dakika değişikliklerini yakalayamaz; resepsiyonda tutulan çizelgeler de takvimden ayrı güncellendiği için kısa sürede eskir. Toplantı odası ekranı bilgiyi takvimin kendisinden aldığında, salon değişikliği veya yeni rezervasyon ekrana ek bir işlem gerekmeden yansır.

Ekranda hangi bilgiler görünür?

AerOS Digital Signage'ın Toplantı Bilgi Ekranı modülünde ekranda toplantı salonu bilgisi, toplantıyı düzenleyen kişi, katılımcılar ve toplantıya ait bilgiler gösterilebilir. Aynı modül, toplantı yönlendirme ekranı olarak da kullanılabilir; örneğin lobide veya kat girişinde katılımcıları doğru salona yönlendirmek için. Ekran düzeni, AerOS Digital Signage'ın sürükle-bırak sahne tasarım alanında hazırlanır; arka plan rengi, arka plan resmi, çerçeve ve gölge gibi özellikler CSS bilmeden ayarlanabildiği için toplantı ekranı kurumun görsel kimliğine uygun tasarlanabilir.

Takvim entegrasyonu nasıl çalışır?

Toplantı bilgisi iki yoldan gelir. Birincisi yönetim panelindeki toplantı işlemleri ekranıdır: burada toplantı salonları tanımlanır ve toplantı bilgisi elle girilir. İkincisi takvim entegrasyonudur: sistem Microsoft Exchange, Office 365 ve veri paylaşımı özelliği olan Exchange sunucu yazılımlarıyla entegre edilebilir. Entegrasyon kurulduğunda toplantı bilgileri ekranlarda otomatik gösterilir; çalışanlar rezervasyonlarını alışık oldukları takvim üzerinden yapmaya devam eder.

Boş saatlerde ekran ne gösterir?

Toplantı olmadığında ekranın boş kalması yerine belirlenen bir akış gösterilebilir. Bu akış AerOS Digital Signage'ın diğer modülleriyle hazırlanır: kurumsal duyurular için zengin metin, tanıtım için resim ve video, güncel bilgi için haber, döviz ve hava durumu. Her içeriğe gösterim tarihi, günü ve saati kısıtlaması konulabildiği için bir duyuru yalnız belirli günlerde ve saatlerde çıkacak şekilde planlanabilir.

Otellerde ve etkinlik alanlarında kullanım

Toplantı veya organizasyon hizmeti veren otellerde aynı özellik salon ve etkinlik odalarında kullanılır. Düzenleyen ve katılımcı bilgileri ekrana otomatik yansır, boş zamanlarda otelin kendi içerikleri gösterilir. Lobi ve koridor ekranlarıyla birlikte planlandığında misafir hem doğru salona yönlendirilir hem de otelin hizmetleri ve etkinlikleri hakkında bilgi alır.

Ekranların yönetimi

Toplantı ekranları genellikle kapı yanında ve herkesin erişebildiği yerlerde durur; bu yüzden uzaktan yönetim önemlidir. AerOS Digital Signage'da ekranlara çalışma kuralı atanarak cihazların mesai saatleri dışında kapanması ve enerji tasarrufu yapılması sağlanabilir. Kumanda ve USB girişleri devre dışı bırakılabilir; ekran yönü, kaynak, ses seviyesi ve resim modu uzaktan ayarlanır. Yönetim paneline erişen kullanıcılara sayfa erişimi, ekleme, silme ve güncelleme yetkisi ayrı ayrı verilir ve bir kayıt üzerinde hangi kullanıcının ne işlem yaptığı görülebilir. Raporlama ekranında da her cihazın gün içinde hangi içeriği ne zaman ve kaç kez gösterdiği günlük, haftalık ve aylık olarak izlenir.

Özet

Toplantı odası ekranı, salonun programını Exchange veya Office 365 takviminden ya da elle girilen kayıtlardan alarak kapıda veya lobide gösteren dijital ekrandır. Doğru kurulduğunda bilgi takvimle uyumlu kalır, boş saatlerde ekran kurumsal içerik yayınlar ve cihazlar uzaktan yönetilir. AerOS Digital Signage, toplantı bilgi ekranını haber, medya ve duyuru modülleriyle aynı yönetim panelinden yönetmeyi sağlar.