Forwarder teklifi nasıl hazırlanır? Gelir-maliyet kalemleri, döviz ve tekliften faturaya akış

Bir forwarder teklifi; müşteri ve taşıma modu, güzergâh, navlun ve yan masraf kalemleri ile bu kalemlerin para birimi bilgisinden oluşur. Sağlıklı bir teklifte müşteriye yansıtılacak gelir kalemleri ile taşıyıcıya, limana ya da gümrük müşavirine ödenecek maliyet kalemleri ayrı tutulur; böylece teklif gönderilmeden önce kâr görülür ve kabul edilen teklif aynı verilerle operasyon dosyasına ve faturaya taşınır. Boran Yazılım'ın forwarder şirketleri için sunduğu ECELA platformundaki teklif sihirbazı bu yapı üzerine kuruludur.

Teklifin yapı taşları

Bir teklifin ilk bilgisi kime ve hangi modla taşınacağıdır: müşteri ile havayolu, denizyolu, karayolu veya demiryolu seçimi. Ardından güzergâh gelir: çıkış ve varış noktaları, deniz yükünde konteyner tipi ve adedi, ağırlık ve tahmini kalkış tarihi (ETD). Son olarak fiyatı oluşturan kalemler girilir.

ECELA'da teklif beş adımlı bir sihirbazla hazırlanır; müşteri ve mod, güzergâh, masraflar ve özet bu adımlar arasındadır. Sihirbazın sağ tarafındaki canlı önizleme, girilen her bilgiyi teklif numarası, güzergâh, ETD, konteyner ve toplam ağırlıkla birlikte anında özetler.

Gelir ve maliyeti ayrı tutmak

Forwarder fiyatlamasında en sık yapılan hata, müşteriye verilen fiyat ile taşıyıcıdan alınan fiyatın aynı listede karışmasıdır. ECELA'nın sihirbazında masraf kalemleri iki grupta girilir: müşteriye yansıyacak gelir (REVENUE) kalemleri ve maliyet (COST) kalemleri. Her kalem bir masraf koduyla seçilir; adet, birim, birim fiyat ve para birimi ayrı ayrı yazılır.

Örnek ekranda bir deniz yolu teklifinin gelir tarafında navlun (Ocean Freight), terminal elleçleme (THC), dokümantasyon ücreti ve yakıt ayarlaması (BAF) gibi kalemler; maliyet tarafında ise taşıyıcı navlunu, liman terminal elleçlemesi, gümrük müşavirliği ve demuraj riski kalemleri yer alır. Birim olarak konteyner, konşimento (B/L), dosya veya gün seçilebilir.

Canlı önizlemede toplam gelir, toplam maliyet ve aradaki kâr birlikte görünür. Böylece satış ekibi, teklifi müşteriye göndermeden önce kârın kabul edilebilir olup olmadığını görür.

Çoklu para birimi, KDV ve tevkifat

Uluslararası taşımada gelir ve maliyet aynı para biriminde olmayabilir. Örneğin navlun dolar üzerinden, gümrük müşavirliği Türk lirası üzerinden oluşabilir. ECELA'da işlemler USD, EUR ve TRY ile yapılabilir; örnek ekranda maliyet toplamı dolar ve Türk lirası olarak ayrı ayrı gösterilir. Döviz kurları ve masraf kodları finans menüsünden yönetilir. Faturalar da çoklu para birimiyle, KDV ve tevkifat hesaplanarak hazırlanır.

Statü bazlı teklif akışı

Teklif tek seferlik bir belge değil, bir süreçtir: taslak hazırlanır, gönderilir, müşteriyle görüşülür, kabul ya da red edilir. ECELA'da teklifler taslaktan kabule statü bazlı bir akışla ilerler; her teklifin hangi aşamada olduğu listede görülür. Kritik işlemler için yönetimin tanımladığı zorunlu veya isteğe bağlı onay adımları devreye girer ve kimin neyi ne zaman onayladığı kayıt altında kalır.

Tekliften dosyaya, dosyadan faturaya

Teklifin asıl değeri kabul edildiği anda ortaya çıkar. ECELA'da kabul edilen teklif tek tıkla operasyon dosyasına dönüşür ve müşteri, güzergâh ve kalemler yeniden girilmez. Operasyon boyunca konşimento, gümrük, demuraj ve kilometre taşları dosyanın zaman çizelgesinde izlenir. Dosya kapanışında dosyaya bağlı masraflar otomatik olarak fatura taslağına aktarılır; cari bakiyeler ve vade takibi anlık güncellenir. Bu akış, operasyonda ortaya çıkan bir masrafın faturaya yansıtılmadan kalmasını önler.

Yapay zekânın rolü

ECELA'nın sihirbazında masraf kalemleri için "AI ile öner" düğmesi bulunur. Örnek ekranda yapay zekâ, seçilen güzergâhta demuraj riskinin yüksek olduğunu belirterek demuraj kaleminin gün sayısını artırmayı önerir. Platformun yapay zekâ katmanı ayrıca gelen e-postalardan cut-off, ETA ve konteyner bilgisini çıkarır ve "Teklif oluştur" gibi bir sonraki adımı tek tıkla uygulanabilen öneri olarak sunar. Öneriyi uygulayıp uygulamamak kullanıcıya kalır.

BoranWise kullanan firmalar için

Kendi sunucusunda modüler bir lojistik yazılımı kullanan firmalar için Boran Yazılım'ın BoranWise ürünü de benzer bir finans mantığı sunar: faturalar tüm döviz cinslerinden oluşturulabilir, dört döviz cinsine çevrilerek raporlanabilir ve muhasebeye aktarılır. ECELA ise kurulum gerektirmeyen, tarayıcıdan kullanılan bir platformdur ve teklif adımına odaklanan bu sihirbazı sunar.

Özet

İyi bir forwarder teklifi; müşteri ve mod, güzergâh ve kalem bilgisini, gelir ile maliyeti ayrı tutarak bir araya getirir. ECELA'nın teklif sihirbazı gelir ve maliyet kalemlerini masraf kodlarıyla ayrı gruplarda toplar, canlı önizlemede kârı gösterir, USD, EUR ve TRY ile çalışır ve kabul edilen teklifi tek tıkla operasyon dosyasına, dosya masraflarını kapanışta fatura taslağına taşır. Daha fazla bilgi: https://ecela.net