Antrepo ve depo stok takibi: gümrüklü antrepo ile serbest depo arasındaki farklar

Antrepo ile serbest depo arasındaki temel fark, stoktaki malın gümrük statüsüdür. Antrepoda gümrük işlemleri tamamlanmamış eşya bekleyebilir; bu yüzden stok kaydı beyanname, ardiye ve tasfiye takibiyle birlikte, gümrük idaresine hesap verecek şekilde tutulur. Serbest depoda ise mal müşterinin stoku olarak saklanır ve stok takibi ürün kodu, lokasyon ve sipariş rezervi üzerine kuruludur. Boran Yazılım'ın BoranWise lojistik yazılımı bu iki yapı için ayrı modüller sunar: antrepo yönetimi ve serbest depo yönetimi.

Antrepoda stok neyi kapsar?

BoranWise'ın antrepo modülü, antrepoya gelen gümrüklü veya gümrüksüz malların girişini, yerleşimini (lokasyon) ve çıkışını takip eder. Gelen kargo depoya kabul edildiğinde ilgili firmaya otomatik e-posta gider; antrepo giriş listesi, etiket, CMR, özet beyan ve ambar çıkış fişi gibi evraklar anında basılır.

Antrepoda çıkış çoğu zaman parça parça olur. Bir kargonun tamamı bir kerede çekilebileceği gibi düşümlü olarak bir kısmı da çekilebilir; yanlış yapılan bir düşüm geri alınarak mal stoka geri döndürülür. Devredilen beyannameler de izlenir: bir beyanname altında birden fazla devir varsa hepsi tek ekranda görülür.

Antrepo stokunun resmî tarafı da vardır. Boran Yazılım'ın 2018'de aktardığı duyuruya göre, 1 Ağustos 2017 tarihli ve 30141 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Gümrük Yönetmeliği değişikliğiyle antrepo açma ve işletme şartları Ek-80'de yeniden düzenlenmiş; 1 Ocak 2018'den itibaren antrepo stok kayıtlarının "Ek-83 Antrepo İşleticilerince Tutulacak Antrepo Stok Defteri Tablosu"ndaki bilgileri içerecek şekilde tutulması öngörülmüştür. BoranWise'da giriş ve çıkış aşamasında YGMS programından alınan Excel dosyaları yüklenir ve EK-83 raporları otomatik üretilir.

Ardiye, hammaliye ve tasfiye

Antrepo stok takibini serbest depodan ayıran ikinci konu ücretlendirmedir. BoranWise'da ardiye, şirket ve depo bazında tanımlanan sınırsız sayıda özel fiyatla ya da çekilen malın tonajına göre belirlenen fiyat listesinden otomatik hesaplanır ve fatura otomatik oluşturulur. Ardiye ve hammaliye gibi fatura bileşenleri parametrik olarak kurulur. Böylece müşteri telefonla sorduğunda ardiye anında söylenebilir; bütçe hesabı için de depoda kalan kargoların o andaki toplam ardiyesi görülebilir.

Tasfiye riski antrepoya özgüdür. Program tasfiyeye kalan mallar için kullanıcıyı uyarır ve tasfiye gününe belirli bir süre kaldığında müşteriye otomatik e-posta gönderebilir. Kesilmemiş faturalar, depo teminatı ve yangın sigortası için mal değer raporu da aynı modülden izlenir.

Serbest depoda stok neyi kapsar?

Serbest depo modülünde odak gümrük statüsü değil, ürünün kendisidir. İstenen sayıda depo tanımlanabilir ve birbirinden bağımsız bölümlerin stokları ayrı ayrı izlenir. Müşterilerin ürünleri ve stok kodları müşteri bazında Excel'den topluca alınabilir; ürün grupları ile ana birim ve çevrim birimleri tanımlanır.

Ürün giriş ekranında tanımlanan mallar el terminaliyle kabul edilip lokasyona yerleştirilir. Eksik alınan ürünler ana ekranda kırmızı görünür; bir ürüne sağ tıklanıp ürün ekstresi açıldığında tüm hareketleri listelenir.

Çıkış tarafında belirleyici olan siparişlerdir. Müşterinin sevkiyat emri elle ya da Excel dosyasından sipariş olarak açılır. Sipariş onaylandığında çıkacak ürünler adetleri kadar rezerve edilir ve başka bir sipariş tarafından tekrar rezerve edilemez ya da depodan çıkarılamaz. Çıkış el terminaliyle yapılır, sipariş kapatıldıktan sonra irsaliye basılır. Raporlarda ürün bazında ve raf bazında stok görülür.

Farklar bir bakışta

• Stoku belirleyen: antrepoda beyanname ve gümrük statüsü; serbest depoda ürün kodu ve birim.
• Çıkış biçimi: antrepoda tamamen veya düşümlü çekiş; serbest depoda onaylı sipariş, rezerv ve irsaliye.
• Ücret: antrepoda ardiye ve hammaliye bileşenleriyle otomatik fatura.
• Süre riski: antrepoda tasfiye uyarısı ve müşteriye otomatik e-posta.
• Resmî rapor: antrepoda YGMS verisinden EK-83 raporu ve gümrük entegrasyonu.

Ortak noktalar: saha ve müşteri erişimi

İki yapıda da sahadaki hareket sistemle aynı anda kayda girer. Antrepoda araçların sıraya girme, kantara girme ve çıkma, rampaya yanaşma ve tesisten çıkma zamanları KPI olarak raporlanır; kantar entegrasyonu ağırlığı otomatik alır. Mobil arayüzlerden ambar yeri sorgulama, tartı sorgulama ve stok raporuna ulaşılır.

Müşteri tarafında da iki yapı aynı ihtiyaca cevap verir: stoğu telefon etmeden görmek. 2025'te devreye alınan BoranWise Online Stok Takip servisiyle müşteriler depodaki stoklarını 7/24 izler; depo web arayüzünde Admin, Satışçı ve Müşteri olmak üzere üç yetki seviyesi bulunur.

Özet

Antrepo ve serbest depo stok takibi aynı giriş-lokasyon-çıkış mantığını paylaşsa da antrepoda beyanname, ardiye, tasfiye ve EK-83 raporu; serbest depoda ürün kodu, lokasyon, sipariş rezervi ve irsaliye öne çıkar. BoranWise bu iki ihtiyacı ayrı modüllerle karşılar, sahayı el terminali ve kantar entegrasyonuyla sisteme bağlar ve müşterilere online stok takibi sunar.